Für globale Zulieferer wie SVI Austria sind digitale Prozesse ein Must. Hier lässt sich aber noch viel Potenzial gewinnen – wie beim digitalen Vertragsmanagement mit Partner Kyocera.
Für Gerold Grill ist Digitalisierung kein Thema, über das man groß redet, sondern eines, das man macht. Und das ein ganz klares Ziel hat, und das heißt: Wachstum mit dem bestehenden Personal. „Digitalisierung ist für uns einfach ein Hebel, um unsere Prozesse zu automatisieren und kosteneffizienter zu gestalten“, sagt der Geschäftsführer der SVI Austria GmbH, einem der weltweit führenden Anbieter von Electronic Manufacturing Services mit dem Europa-Headquarter im steirischen Deutschlandsberg. „Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollen von manuellen Routineabläufen freigespielt werden, damit sie sich auf produktive Aufgaben konzentrieren können – in denen sie sich und ihr Potenzial noch viel stärker einbringen können.“
Der große digitale Schub ... und Überblick
Der Hebel scheint zu funktionieren – das zeigen die Jahresumsätze, die sich über die letzten drei Jahre um satte 45 Prozent auf 105 Millionen Euro hochgeschraubt haben … und zwar bei konstantem MitarbeiterInnenstand.
Mit ihrer sehr klar und konkret formulierten Erwartungshaltung an das oft von Whitepapers und Präsentationen geprägte Thema Digitalization ist SVI Austria nicht unbedingt typisch – in einer anderen Hinsicht ist das Unternehmen allerdings ein Paradebeispiel: Auch hier machte es die Pandemie notwendig, digitale Prozesse massiv voranzutreiben. Zum Beispiel, als wichtige Verträge unterschrieben werden mussten und maßgebliche AnsprechpartnerInnen dafür im Homeoffice und zum Teil in Quarantäne waren – allen voran der Chef selbst.
„Wir haben da den Nutzen digitaler Prozesse so richtig vor Augen geführt bekommen“, sagt Marlene Schartner. Gerade ihre Rolle als Assistentin der Geschäftsführung wurde für die Workflows wichtiger Dokumente plötzlich zur kritischen Schnittstelle, an der sehr rasche Lösungen gefragt waren. Wie etwa eine digitale Signatur für Verträge. Das war allerdings nur der Anfang. Heute ist sie in ihrer Rolle auch dediziert für die Entwicklung und Koordination neuer digitaler Prozesse mitverantwortlich. Und aus der raschen Lösung für eine digitale Signatur wurde eine umfassende, durchgängige Digitalisierung des gesamten Vertragsmanagements. Der Nutzen, der sich daraus ziehen lässt, liegt aus der Sicht der Digital-Projekt-Koordinatorin ganz klar auf der Hand:
„Wir haben ungefähr 200 Kunden, mit denen wir zumindest eine Geheimhaltungserklärung abgeschlossen haben und knapp 1.000 Lieferanten, mit denen es irgendein Vertragswerk gibt. Die digitale Vertragsverwaltung liefert hier einen Überblick über alle Anpassungen, Laufzeiten und Fristen, wie er sonst kaum möglich ist.“
Ein starker Hebel für Geschwindigkeit UND Nachhaltigkeit
Noch ein großer Nutzen wird durch Zahlen deutlich: Die Geschwindigkeit. Heute dauert es bei Bedarf eine halbe Stunde, einen Vertrag mit einer Unterschrift abzuschließen, egal, auf welchem Kontinent der Geschäftspartner sitzt. Für den Postweg waren dagegen eher Wochen die übliche Maßeinheit. Vor allem, wenn man so wie der elektronische Zulieferer global interagiert und kommuniziert, nicht zuletzt mit der Konzernmutter in Thailand, ist solch eine neue Zeitrechnung entscheidend. Managing Director Gerold Grill erlebt die digitalen Vorteile selbst hautnah:
„Ich befasse mich selbst intensiv mit den Verträgen und unterschreibe sie letztlich auch. Und da geht es nicht nur alle zwei Wochen um einen Vertrag, sondern täglich um Dinge wir einen NDA oder eine QSV. Da erspart es viel Zeit, wenn sich die anderen KollegInnen, die dazu nötig sind, die Dinge in einem definierten digitalen Workflow schon genau angesehen haben.“ Zeit, die Produktivität und Agilität für das Kerngeschäft bringt:
„Wenn ein Vertrag für eine Kooperation in Papierform ein paar Wochen braucht, müssen wir heute in der Fertigung inzwischen bereits längst in Vorleistung gegangen sein“,
betont Grill.
Zugleich liefert die digitale Vertragsverwaltung aber auch einen wesentlichen Impuls für ein anderes Thema, das die SVI GmbH bewusst lebt: die Nachhaltigkeit. Und die gilt es nicht nur in der gesamten Produktion umzusetzen, um den ökologischen Fußabdruck so gering wie möglich zu halten, sondern genauso in allen anderen Bereichen und Prozessen, indem man beispielsweise die ausgedruckten und versendeten Papiermengen massiv reduziert, wo immer das möglich ist.
Digitale Prozesse, die direkt auf den Unternehmenserfolg wirken
Neben Produktivität und Nachhaltigkeit bietet das digitale Vertragsmanagement noch sehr viel mehr handfestes Potenzial für das Business. Einer, der dieses Potenzial in der Praxis regelmäßig erlebt, ist Danijel Bozovic. „Gerade dieses Thema wird in vielen Unternehmen noch stark vernachlässigt, dabei wirkt es ganz direkt auf den Unternehmenserfolg“, sagt der Key Account Manager bei der Kyocera Document Solutions Austria GmbH, der SVI Austria seit mehr als zwei Jahren als Projektverantwortlicher bei der Automatisierung und Optimierung ihrer Dokumenten-Prozesse unterstützt. Die Effekte, die das digitale Vertragsmanagement ermöglicht, sind vielfältig … und vor allem nutzenbringend: für die Kosten, die Produktivität, die Qualität, die Sicherheit und natürlich nicht zuletzt für den juristischen Bereich selbst. Als Paradebeispiel führt Bozovic die Laufzeiten und Kündigungsfristen von Verträgen an:
„Es gibt immer wieder Konstellationen, wo eine vertragliche Leistung nicht mehr gebraucht wird, wo sich eine Zusammenarbeit nicht mehr rechnet, oder wo sie nicht mehr funktioniert. Wenn man sie dann nicht zeitgerecht beendet, kann das handfeste Nachteile bis hinein in die kaufmännischen Prozesse haben.
Da ist es natürlich schlecht, wenn man erst realisiert, dass sich ein Vertrag verlängert, wenn die Rechnung dafür bereits ins Haus flattert.“
Immer stärker verzahnen sich diese verschiedenen Effekte miteinander und werden zunehmend zum Wettbewerbsfaktor – zum Beispiel in Form von Dokumentation und Rückverfolgbarkeit, die vor allem von den Kunden immer detaillierter, themen- und branchenspezifischer eingefordert werden. Ganz besonders gilt das, wenn man, so wie SVI Austria, in gemeinsamen Ecosystemen mit technologisch führenden Industrien, wie etwa der Automotive- und der Luftfahrtindustrie, agiert, die hier die Standards setzen. Diese Standards zu liefern, ist ohne digitale Prozesse und Daten nicht mehr möglich.
Schritt für Schritt auf den digitalen Weg, das aber dafür zügig Zum Getriebenen wird die SVI Austria GmbH allerdings dennoch nicht. Weil es Teil der Unternehmens-DNA ist, sehr prozess- und umsetzungsorientiert zu denken. Wenn es einen Prozess zu optimieren gilt, dann macht man sich sehr rasch daran. Der Bedarf für eine digitale Roadmap, die man auf dem virtuellen Reißbrett für die nächsten fünf Jahre entwirft, entsteht so gar nicht. Für Marlene Schartner ist das auch das Spannende bei ihrer Aufgabe, neue digitale Projekte zu identifizieren und einzuleiten:
„Wenn man sich die Anforderungen und die Prozesse in der täglichen Praxis anschaut und auch offen für die Ideen der KollegInnen ist, dann tut sich das nächste logische und dringendste Projekt eigentlich fast von selbst auf.“
„Eine Kombination aus Hands-on-Mentalität und Salamitaktik“, nennt Gerold Grill die Erfolgsformel – und die ist für ihn alternativlos: „Auch eine Salami isst man scheibchenweise und schiebt nicht gleich die halbe Stange in sich hinein, weil die im Hals stecken bleiben würde. Mit der Digitalisierung von Prozessen ist es ganz ähnlich: Mit 350 MitarbeiterInnen kann man nicht alles zugleich angehen. Da muss man einen Schritt nach dem anderen setzen – aber das dafür zügig.“
Hands-on und flexibel muss es in die Projekte gehen ... auch beim Partner
Dass der Digitalisierungs-Partner nicht nur die nötige fachliche Expertise, sondern auch eine ähnliche Mentalität mitbringt, ist für den SVI-Austria-Geschäftsführer da umso wichtiger: „Ein riesiges Beratungshaus wird vermutlich nicht am allerbesten verstehen, wie wir ticken und was wir brauchen. Und wird vielleicht auch für unsere Projekte nicht flexibel genug sein.
Wenn man neue Ideen umsetzt, kann man nicht alles im Voraus detailliert durchplanen – das wäre sehr aufwendig. Und es würde erst recht aufwendig, wenn man dann umplanen müsste, weil nicht alles genauso eintritt wie gedacht.
Die Zeit und Kapazitäten für ein solches Planen haben wir einfach nicht. Also müssen wir das eine oder andere im Projekt einfach auf uns zukommen lassen. Das erfordert Agilität und Flexibilität, um bei Bedarf sehr rasch reagieren zu können – auch von unserem Partner.“
Bei der Partnerschaft mit Kyocera Austria ist Agilität kein Hindernis. Zum einen, weil die Lösungen des japanischen Spezialisten für Informationsprozesse und Dokumentenmanagement extrem modular und zugleich technologisch offen und integrativ aufgesetzt sind und für höchstmögliche Flexibilität quasi gemacht sind. Das hat sich auch gezeigt, als man gemeinsam mit der SVI Austria GmbH mit einer revisionssicheren Dokumentenarchivierung zunächst die systemische Basis geschaffen hat, um sämtliche vielfältigste Dokumente gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht digital und konsolidiert zu verwalten. Und dann sehr schnell im nächsten Schritt mit der Automatisierung der Eingangsrechnungen die bis dahin manuell bearbeiteten 45.000 Eingangsrechnungen pro Jahr auf digitale Prozesse umgestellt hat.
Aber auch, was die Ausrichtung auf die Mentalität der Kunden angeht, hat die österreichische Kyocera-Tochter einen klaren Startvorteil … weil man zwei Welten in sich vereint. Die Expertise und die Innovationskraft eines globalen Konzernes bringt man hierzulande mit einer schlanken, 30-köpfigen Struktur sehr nahe am Kunden auf die Straße: mit zentralen AnsprechpartnerInnen vor Ort – die am weitesten entfernten SpezialistInnen sitzen in München – und mit einem deutschsprachigen Service Center – ein Umstand, der für viele heimische Kunden sehr wichtig ist.
Beste Bedingungen für digitale Schmetterlinge
So wie die SVI Austria GmbH bei der Digitalization Step by Step vorzugehen, macht für Danijel Bozovic absolut Sinn:
„Das ist ja der eigentliche Mehrwert, den digitale Prozesse bieten: Mit kleinen, agilen Schritten neuen Nutzen und positive Effekte zu schaffen und die auch möglichst rasch sichtbar zu machen und nicht zwei Jahre darauf warten zu müssen.
Und wenn man klein beginnt, entwickelt man aus der Praxis heraus ein viel besseres Gefühl für den digitalen Nutzen: Wie funktioniert der neue digitale Prozess? Wo tut sich weiteres Potenzial auf, ihn zu verbessern? George Westerman, einer der ganz großen Experten in Sachen Digitalization hat einmal gesagt: Wenn man Digitalisierung richtigmacht, wird aus einer Raupe ein wunderschöner Schmetterling. Wenn man sie nicht richtigmacht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe. Das bringt es perfekt auf den Punkt.“
Geht es nach Gerold Grill, bieten die Produktionsprozesse selbst nicht die allerbesten Bedingungen für eine Transformation von der Raupe zum Schmetterling: „In einem Fertigungsunternehmen ist es naheliegend und auch recht einfach, in der Produktion durch Automatisierung ein paar Headcounts einzusparen, wenn der Umsatz zurückgeht.
Im indirekten Arbeitsbereich außerhalb der Produktion muss ich viel genauer in die Prozesse hineinschauen, um das Potenzial zu finden, das ich mit Digitalisierung und Automatisierung nutzen kann. Aber wenn ich es finde, dann kann ich damit viel stärker und nachhaltiger Wirkung erzielen.
So wie wir das beim Vertragsmanagement schaffen. Und wie wir das auch noch für viele andere Themen und Prozesse vorhaben.“
Klingt ganz so, als ob es bei der SVI Austria GmbH bald ein paar Salamischeiben weniger geben sollte. Dafür aber eine Menge wunderschöne Schmetterlinge mehr.
Von Michael Dvorak; Fotos: Ralph König
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